Woran Standardsoftware bei Händlern und Herstellern scheitert

Standardsoftware ist selten schlecht. Sie ist nur für jemand anderen gebaut.

Das klingt nach einer Spitzfindigkeit, ist aber der Kern des Problems. Eine Warenwirtschaft von der Stange muss für tausende Betriebe gleichzeitig passen. Also bildet sie den kleinsten gemeinsamen Nenner ab — und den kennt Ihr Betrieb nicht.

Ein Händler arbeitet anders als ein Hersteller

Bei einem Händler ist ein Artikel etwas, das eingekauft und wieder verkauft wird. Was zählt, sind Einkaufspreise, Bestände über mehrere Kanäle, Retouren und die Frage, welche Seriennummer im Garantiefall wo gelandet ist.

Bei einem Hersteller entsteht derselbe Artikel erst. Dahinter stehen eine Stückliste, Arbeitsgänge, Halbfabrikate und eine Kalkulation, die sich mit jedem Materialpreis verschiebt.

Das sind zwei verschiedene Welten. Viele Systeme behandeln sie trotzdem gleich — oder decken die eine Seite ordentlich ab und die andere nur pro forma.

Betriebe, die beides machen, fallen durch das Raster gleich doppelt.

Da, wo die Workarounds anfangen

Der Punkt, an dem es kippt, ist immer derselbe: Ein Ablauf passt nicht, aber die Software lässt sich nicht ändern. Also ändert man den Ablauf. Oder man baut daneben.

Die Symptome kennen Sie wahrscheinlich:

• Eine Excel-Tabelle neben dem System, ohne die niemand mehr weiß, was wirklich Stand ist.
• Ein Bemerkungsfeld, in das Informationen wandern, die eigentlich ein eigenes Feld bräuchten.
• Daten, die exportiert, von Hand aufbereitet und wieder importiert werden.
• Ein Vorgang, den genau eine Person versteht — und deren Urlaub jedes Mal wehtut.

Keine dieser Sachen sieht für sich nach einem Problem aus. Genau deshalb sind sie so hartnäckig.

Was das wirklich kostet

Der Preis steht nicht auf der Rechnung. Er versteckt sich in Minuten, die jeden Tag mehrfach anfallen, und in Fehlern, die erst zwei Schritte später auffallen.

Dazu kommt etwas, das schwerer wiegt: Ihr Betriebswissen wandert aus dem System heraus — in Tabellen, Notizen und Köpfe. Dort ist es weder auswertbar noch übergabefähig.

Ich kenne das nicht aus der Theorie. In meinem eigenen Handel lief jahrelang genau so ein Flickenteppich: eine Warenwirtschaft für den Verkauf, eine getrennte Buchhaltung daneben, dazu selbstgebaute Tools für Exporte. Und für alles, was die Oberfläche nicht hergab, Eingriffe direkt in der Datenbank — eine Schnittstelle gab es nicht.

Jedes Teil war für sich sinnvoll. Zusammen war es ein System, das außer mir niemand bedienen konnte.

Genau daran bin ich gescheitert, bevor ich angefangen habe, ein eigenes ERP zu bauen.

Der andere Weg

Die Alternative ist kein System, das sich für jeden Kunden verbiegen lässt. Beruflich sehe ich oft genug, wie teuer das wird: Entwicklungen, die nur an einer Stelle funktionieren, einen Betrieb an eine Version fesseln und jedes Update zum Risiko machen.

Die Alternative ist ein Standard, der von vornherein mehr Fälle richtig abbildet. Bei bitERP heißt das: Handel und Produktion sind beide vollwertig da, nicht das eine als Anhängsel des anderen. Marktplätze, Versand und die GoBD-konforme Buchhaltung gehören dazu, statt daneben zu stehen.

Je mehr davon der Standard abdeckt, desto weniger Workarounds brauchen Sie.

Und wo doch etwas fehlt, höre ich zu. Anforderungen aus dem Tagesgeschäft fließen in die Entwicklung ein — als Teil des Produkts, abgesichert durch dieselben Tests wie alles andere. Nicht als Sonderbau, den beim nächsten Update niemand mehr anfassen will.

Der Unterschied ist entscheidend. Sie bekommen kein System, das nur bei Ihnen funktioniert. Sondern eines, in dem Ihre Anforderung auch nach dem nächsten Update noch funktioniert.